Dự thảo về việc hướng dẫn sử dụng, quản lý hồ sơ chuyên môn điện tử, xin ý kiến đóng góp xây dựng của các đơn vị, trường học

(DỰ THẢO)                                                                                   HƯỚNG DẪN

                                                                      SỬ DỤNG, QUẢN LÝ HỒ SƠ CHUYÊN MÔN ĐIỆN TỬ

           Sở Giáo dục và Đào tạo (GDĐT) đã có công văn số 1360/SGDĐT-GDPT ngày 10 tháng 9 năm 2018 của Sở Giáo dục và Đào tạo về việc hướng dẫn sử dụng, quản lý hồ sơ chuyên môn từ năm học 2018-2019, yêu cầu đơn vị, trường học (gọi chung là trường học) triển khai thực hiện các nội dung cụ thể như sau:

I. Hồ sơ chuyên môn điện tử

Hồ sơ chuyên môn điện tử bao gồm: Sổ liên lạc điện tử, phiếu báo giảng điện tử, sổ điểm đỉện tử đối vớỉ trường THCS và THPT và bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục đối với trường Tiểu học (gọi chung là sổ điểm điện tử), học bạ điện tử, sổ đăng bộ đỉện tử.

II. Sử dụng, quản lý hồ sơ chuyên môn điện tử

Hồ sơ chuyên môn điện tử được sử dụng, quản lý trên hệ thống phần mềm quản lý trường học đang được sử dụng tại các trường học (hệ thống SMAS).

Sử dụng, quản lý hồ sơ chuyên môn điện tử thực hiện theo quy định của Bộ GDĐT như đối với việc sử dụng, quản lý hồ sơ chuyên môn bằng bản giấy.

           Lãnh đạo các trường học quyết định thời điểm khóa, mở hồ sơ chuyên môn điện tử trên hệ thống SMAS; đưa ra các quy định cập nhật thông tin vào hồ sơ chuyên môn điện tử và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các quy định đó.

Việc điều chỉnh các sai sót trong quá trình cập nhật thông tin trên hồ sơ chuyên môn điện tử phải được sự đồng ý của thủ trưởng đơn vị và phải có sự chứng kiến của đại diện lãnh đạo đơn vị.

Sổ liên lạc

           - Sổ liên lạc điện tử được sử dụng thông qua phiếu thông báo kết quả học tập, rèn luyện của học sinh và nhận xét, đánh giá của giáo viên trên hệ thống SMAS. 

          - Định kỳ, các trường học tiến hành:

 + Kết xuất sổ liên lạc điện tử của học sinh thành tệp định dạng pdf để lưu trữ.

             + In, ký, đóng dấu phiếu thông báo kết quả học tập, rèn luyện của học sinh và nhận xét, đánh giá của giáo viên và gửi cho phụ huynh học sinh theo quy định hiện hành của Bộ GDĐT đối với từng cấp học. 

            Ngoài ra, các trường học có thế triền khai thêm kênh thông tin đến phụ huynh học sinh bằng các hình thức sau: cấp cho phụ huynh học sinh tài khoản riêng để truy cập vào hệ thống SMAS, đăng ký tin nhắn,... đảm bảo các quy định hiện hành về quản lý và cung cấp thông tin.

2. Phiếu báo giảng

- Phiếu báo giảng được sử dụng, quản lý trực tiếp trên hệ thống SMAS, không sử dụng hồ sơ giấy.

- Cuối mỗi học kỳ, các trường học thực hiện việc kết xuất phiếu báo giảng của mỗi giáo viên thành tệp định dạng pdf để lưu trữ.

3. Sổ điểm

          3.1 Trong mỗi năm học, theo định kỳ, các trường học tiến hành: 

- Cuối học kỳ I:

+ In ra giấy trang “Tổng hợp kết quả học kỳ I” của sổ điểm điện tử của mỗi lớp (trang “Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục cuối học kỳ I” đối với các trường tiểu học), lấy chữ ký xác nhận của giáo viên chủ nhiệm lớp. 

+ In các phiếu tổng hợp sửa chữa dữ liệu.

- Cuối học kỳ II:

+ In ra giấy trang “Tổng hợp kết quả học kỳ II” của sổ điểm điện tử của mỗi lớp (trang “Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục cuối học kỳ II” đối với các trường tiểu học), lấy chữ ký xác nhận của giáo viên chủ nhiệm lớp. 

+ In các phiếu tổng hợp sửa chữa dữ liệu.

            - Cuối năm học:

+ Kết xuất sổ điểm điện tử các lớp thành tệp định dạng pdf để lưu trữ.

+ In ra giấy trang “Tổng hợp kết quả đánh giá, xếp loại cả năm học” của sổ điểm điện tử của mỗi lớp (trang “Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục cuối năm học” đối với các trường tiểu học), lấy chữ ký xác nhận của giáo viên chủ nhiệm lớp. 

Đối với những lớp có học sinh thuộc thành phần phải kiểm tra lại các môn học hoặc rèn luyện hè:

+ Bổ sung kết quả kiểm tra lại các môn học, rèn luyện hè trên sổ điểm điện tử.

+ Kết xuất lại số điểm điện tử để lưu trữ.

+ In ra giấy trang “Tổng hợp kết quả đánh giá, xếp loại cả năm học” của sổ điểm điện tử của mỗi lớp (trang “Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục cuối năm học” đối với các trường tiểu học), lấy chữ ký xác nhận của giáo viên chủ nhiệm lớp. 

3.2 Đối với trường hợp học sinh chuyển trường đến một trường học khác ngoài tỉnh thì thực hiện in và trả cho học sinh các hồ sơ giấy trong sổ điểm điện tử theo quy định.

4. Học bạ

           Theo định kỳ, các trường học tiến hành: 

           - Cuối mỗi năm học (không kể năm học cuối cấp):

 + Kết xuất học bạ điện tử thành tệp định dạng pdf để lưu trữ. 

            + In ra giấy trang bìa (đối với trang đầu cấp), trang lý lịch (đối với năm học cuối cấp) và 02 trang kết quả học tập, rèn luyện của năm học hiện tại của học bạ điện tử; lấy chữ ký xác nhận của giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm lớp, hiệu trưởng; đóng dấu.

Đối với những học sinh thuộc diện phải kiểm tra lại các môn học hoặc rèn luyện hè:

+ Bổ sung kết quả kiểm tra lại các môn học, rèn luyện hè trên học bạ điện tử.

+ Kết xuất lại học bạ điện tử thành tệp định dạng pdf để lưu trữ. 

+ In ra giấy 02 trang kết quả học tập, rèn luyện của năm học hiện tại của học bạ điện tử; lấy chữ ký xác nhận của giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm lớp, hiệu trưởng; đóng dấu.

           - Đối với năm học cuối cấp (hoặc khi học sinh chuyển trường):

            + Kết xuất học bạ điện tử hoàn chỉnh của các học sinh trong tất cả các năm học của cấp học, học kỳ đã học tại trường thành tệp định dạng pdf để lưu trữ.

           + In 02 trang kết quả học tập, rèn luyện trong năm học hiện tại (in thêm các trang kết quả học tập, rèn luyện của các năm học còn lại của cấp học đối với học sinh chuyển trường đến một trường học khác ngoài tỉnh).

            + Thực hiện đóng tập (gộp các bản in trong các năm học của cấp học để thành học bạ hoàn chỉnh), đóng dấu giáp lai và trả cho học sinh theo quy định như học bạ bản giấy.

           + Đối với trường hợp học sinh chuyển trường đến một trường học khác trong tỉnh thì không phải in trả học bạ bản giấy mà thực hiện các thủ tục chuyển trường ngay trên hệ thống SMAS. 

          5. Sổ đăng bộ

           - Sổ đăng bộ được sử dụng, quản lý trực tiếp trên hệ thống SMAS, không sử dụng hồ sơ giấy.

           - Kết thúc niên khóa, kết xuất sổ đăng bộ thành tệp định dạng pdf để lưu trữ. 

          6. Quản lý, bảo mật thông tin

           Sử dụng, quản lý hồ sơ chuyên môn điện tử tại các trường học phải bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, bảo mật thông tin theo các quy định hiện hành.

          7. Lưu trữ hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy

 Hồ sơ chuyên môn điện tử được kết xuất ra từ hệ thống SMAS và hồ sơ giấy được in ra theo định kỳ phải được lưu trữ theo quy định hiện hành. 

  Các ý kiến góp ý gữi về cho đồng chí Cù Huy Vũ qua gmail: huyvucu77@gmail.com trước ngày 10/11/2018 để tổng hợp gữi Sở ./.

Bài tin liên quan
Tin đọc nhiều
Liên kết website
Thống kê truy cập
Hôm nay : 84
Hôm qua : 38
Tháng 12 : 1.959
Năm 2018 : 44.996